随着信息数字化的发展, 公众和各级各类医疗服务机构对医院人事档案信息的服务需求逐渐多元且呈上升趋势。医院档案信息管理部门提供服务的渠道也随之拓展, 如建立基于网络平台的档案信息收集、管理、发布系统。由于医院人事档案信息的特殊性, 按知情权范围, 可分为公开、部分公开、分层次公开、保密四个档次。医院人事档案信息, 如果不经过严格审查, 随意提供服务, 就可能不当公开, 危害医疗服务机构和公众利益。医院人事档案信息的存档管理, 首要任务是明确审查主体、内容、原则、程序, 规范审查制度, 构建审查体系, 确保医院人事档案信息准确全面实时有效。
一、逐步建立健全适合医院人事档案信息审查的制度
(一) 审查主体的界定。医院人事档案信息审查要在来源、密级等信息基础上进行。为提高审查效率, 作为审查的主体, 医院各职能科室, 在上报归档的同时签署明确的审查结果。医院档案部门作为审查的另一主体, 须对信息结果复核规范后, 再根据密级对外提供信息服务。在实际管理中, 特别是地级以上中心医院、专科医院, 有相当多的信息是由各科室产生后递交院长办公室, 审查主体叠加, 因此除了院长办公室审查外, 各职能科室部门审查主体也必须签署意见。在审查过程中严格落实“谁审定、谁负责”的原则, 各层级部门领导首先负责对本部门科室产生的档案信息进行审查, 将签名后的审查结果与信息文件同时上报院长办公室审定。然后由上级审定主体移送归档, 由医院档案管理部门根据审定结果, 按规程作适当处理后存档并提供利用服务。
(二) 遵循审查原则。医院人事档案信息审查应遵循档案管理的基本原则, 并根据医院人事档案信息的特殊性, 坚持“先审查、再存档、后利用”“一案一审一存”和“依法审查利用”三项原则要求。“先审查、再存档、后利用”是医院人事档案信息审查的基本原则。审查鉴定必须在提供档案信息服务以前进行, 职能部门审查主体对拟提供利用的医院人事档案信息必须加以过滤鉴定;从信息源头杜绝或降低危害医疗服务机构和公众利益的可能。“一案一审一存”是医院人事档案信息建档利用的根本保障。即便是提供常规利用服务的档案信息和内容相同相似的档案信息, 都可能因利用对象、保密层级、用途方法等细微差异而出现不适合利用、不当公开等情况。所以, 所有的医院人事档案信息都要逐一进行审查存档, 不能因为是常规档案, 就放松审查。更不能将相同或相似类型的信息合并审查, 归类合并存档, 应当“一案一审一存”。“依法审查”是档案审查的基本要求。“依法审查”, 一是主体要合法, 即在医院内明确界定各职能审查主体的功能权限。二是依据要合法, 即在对医院人事档案信息进行审查时, 不能依照个人主观愿望或医院自身利益, 必须依据国家法律法规、医疗卫生服务规范、医院具体规定进行。三是程序要合法, 即医院人事档案信息的审查归档, 必须严格按法律法规的准确程序执行。档案管理人员必须把档案信息管理服务工作上升到遵守法律的高度。
(三) 明晰医院人事档案信息涉及内容的审查策略。医院人事档案信息审查, 应特别注重四个方面的内容:是否涉及公共安全和国家秘密;是否涉及医疗卫生服务机构的商业秘密;是否涉及医患双方个人隐私;是否涉及档案信息的保密层级。针对不同的信息内容, 采取相应的审查策略。1. 涉及国家秘密和公共安全的信息。医院获取涉及国家秘密和公共安全的信息, 主要有如下途径:上级行政部门下发;同级医疗卫生单位间交流;医院在医疗卫生服务过程中自身产生。前两个方面获得的信息, 可由分管院长签字后直接存档。对医院在医疗卫生服务过程中自身产生的涉及国家秘密和公共安全的信息, 审查的关键是确定保密层级、上报流程、是否具备存档权限。如需存档的, 必须根据上级指令做好降密和解密计划, 做好备案存档。另外, 所有信息, 对其是否属于涉及公共安全和国家秘密, 存在不明确或有争议的, 均须首先依法上报。2. 涉及医疗卫生服务机构商业秘密和医患双方个人隐私信息的审查策略。医院原则上不应向各级医疗卫生服务机构和社会公众提供涉及商业秘密、医患双方个人隐私的档案信息。但下列情况可以提供:该档案信息所涉及的权利人同意的;医院档案管理部门裁定, 如果不提供该该医疗信息, 可能会给社会公共利益带来危害的。因此在对这两类档案信息进行审查时, 首先要确定该信息是否属于此类允许提供服务利用的两种特例, 从而选择谨慎审查策略, 做好备注。尤其当医院档案部门认为如果拒绝提供该信息, 就有可能对社会公众利益带来重大影响时, 必须以保障国家、公共社会和医院安全大局为前提, 同时在审查时必须遵守相关法律法规并积极主动请示上级行政部门。3. 涉及档案信息的保密层级的信息。法律法规规定的, 属于不在予以提供服务利用范畴的人事档案信息, 应严格控制。此类信息审查的关键, 是要确保医院自身的相关规定遵循国家法律法规, 是公正公平客观的, 是以趋利避害服务公众为指导思想的。
(四) 规范医院人事档案信息的审查程序。1. 常规审查程序。常规审查程序包括下列情况。一是信息由院长办公室产生, 主要是传达上级行政机构文件, 转发各级医疗卫生机构人事档案信息。此类信息, 在源头已经做出审查鉴定, 可直接归档。二是信息由各职能部门产生, 此类信息的审查程序如下:一是信息产生部门人员自审, 出具审查意见及理由, 承担初审责任。二是送交本科室主任审查, 出具意见及理由, 承担终审责任, 然后送交档案管理部门审查, 出具意见及理由, 存档。三是当科室不能确定结论时, 上报院长办公室审查, 由科室和院长共同承担终审责任, 出具意见及理由;再送交档案管理部门审查, 出具意见及理由, 存档。审查的过程和结论, 不论多少, 都应当有文字记录, 并整理存档。2. 特殊审查程序。凡是涉及公共安全和国家秘密、涉及医疗卫生服务机构的商业秘密、涉及医患双方个人隐私、涉及档案信息需保密层级的, 都需进入特殊审查程序。医院人事档案信息的特殊审查程序, 主要是“主任或院长裁决”。对上述信息, 一是由院长召集所涉及的职能科室共同合议, 所有参会人员都需出具意见及理由, “院长裁决”, 共同承担审查责任。二是由主任召集所涉及的职能人员共同合议, 所有参会人员都需出具意见及理由, “主任裁决”, 共同承担审查责任。然后送交档案管理部门特殊存档。
二、逐步建立健全适合医院人事档案信息审查的机制
(一) 高效运转机制。把医院人事档案信息审查和信息整合成文程序统一结合, 建立高效运转机制。各职能科室的部门和人员等信息产生主体, 本身就同时是初审或复审责任人, 在信息表单上注明“公开”“绝密”等字样及理由, 使下一步审查时不额外占用后续劳动。
(二) 层级问责机制。对信息终审或利用时, 建立监察纠错层级问责机制。医院应结合医疗卫生服务三级网分级医疗体系的运行实际, 严格运行监察纠错层级问责机制。把各级职能部门和人员的医院人事档案信息审查工作, 纳入考核体系, 实行“层级问责机制”, 保障医院人事档案信息审查工作的有效落实。
(三) 举报机制。建立人事信息档案的终极目的, 是为各级医疗卫生机构和社会公众提供利用服务。鉴于医院人事档案信息的特殊性, 不适合非相关人员参与对档案信息管理工作的评议考核, 为获取对医院人事档案信息审查工作的真实评价, 应建立举报机制。医院在官方网站开设专门的意见反馈邮箱, 接受社会公众和其他医疗卫生机构对医院人事档案信息使用服务的各类举报, 也可以由举报人直接向医院及其卫生行政部门举报。
(四) 解决争议机制。为解决医院人事档案信息提供服务与社会公众、医疗卫生服务机构需求之间的争议, 必须建立解决争议机制。医院人事档案信息的审查过程中, 由于需求、立场差异, 尤其是涉及公共安全和国家秘密、涉及医疗卫生服务机构的商业秘密、涉及医患双方个人隐私、涉及档案信息需保密层级的信息审查时, 主观的空间极大, 结果往往与公民、其他机构的需求相左。发生争议时, 应首先启动层级问责机制, 进行危机公关, 最大限度保护社会公众和医疗卫生机构对医院人事档案信息利用服务的信任度和热情。
构建医院人事档案信息审查体系, 是提供准确全面实时有效利用服务的保障, 是医院人事档案信息管理的重点工作。建立健全医院人事档案信息审查的制度和机制, 是首要和最根本的任务。
摘要：通过明确医院档案部门以各科室为医院人事档案信息审查主体, 在审查存档的过程中遵循“先审查、后存档”“一案一审一存”和“依法审查”原则, 分析医院人事档案审查内容、程序, 规范审查制度, 提出“高效”“问责”“主任或院长裁决”审查机制, 构建信息审查体系, 确保医院人事档案信息准确全面实时有效。
关键词：医院,人事档案,审查,程序,信息,体系
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