自《招标投标法》颁布实施以来, 越来越多的工程建设项目采用招标的方式选择承包人或供货商, 由此, 制定合理的开标流程, 遵循科学、合理、有效的招标规则, 使得招标工作尽善尽美显得尤为重要。下面对招标过程中最重要的开标、评标准备环节的工作流程进行分析, 提供给各招标从业人员参考。
1 开标流程
1.1 文件熟悉及准备
根据交通运输部《公路工程标准施工招标资格预审文件 (2009年版) 》 (交公路发[2009]221号) 的规定, 除技术特别复杂的特大桥和长大隧道工程外, 公路工程施工招标评标一般应当使用合理低价法。而采用合理低价法通常需要在开标现场, 招标人将当场计算并宣布评标基准价。并且评标基准价确认后的评标基准价在整个评标期间保持不变, 不随通过初步评审和详细评审的投标人的数量发生变化。在加上每个项目对于评标基准价的计算方法都不尽相同, 甚至有些省份对于评标基准价的计算相对比较复杂, 如在山西省的高速公路项目招标中多采用分类别随机抽取开标标段, 各标段投标控制价上限与投标人有效报价加权平均的基础上进行下浮计算评标基准价, 且加权系数与下浮系数均由随机抽取的办法产生;贵州省高速公路招标项目亦采用分类别随机抽取开标标段, 投标人有效报价在进行企业信用调整后计算出的报价作为计算评标基准价的依据, 且参与评标基准价计算的报价也是在上述报价中抽取一部分随机样本后取平均值, 所有开标中的系数均由随机抽取产生。由此需要招标机构提前熟悉招标文件对于开标中的废标情形、开标流程的描述, 熟悉评标办法, 做好开标记录。
将开标用的表格提前准备好, 尤其是开标的系数抽取表 (一般由抽取系数的代表亲自签字确认) 、抽取标段表、投标人信用评价表、与之相链接的开标记录表、评标基准价计算表, 认真细致的对各表格中的公式、链接进行仔细核, 还应并虚拟投标人的投标报价并虚拟排名, 再由其他人员以其他方式进行验证, 防止出错以后对招标人造成的恶劣影响。虽然一般文件中都规定投标人认为评标基准价计算有误, 有权在开标现场提出, 经监标人当场核实确认之后, 可重新宣布评标基准价, 但由于时间仓促或其他原因, 当评标基准价或开标记录有误时, 投标人不能当场发现或未提出评标基准价的错误, 再加之开标现场不允许有较长时间等候最终结果的确认, 投标人在开标记录上签字后, 造成的后果将很难弥补。
1.2 为配合开标工作的顺利进行, 根据笔者的经验, 建议在以下环节着重注意
(1) 开标用品的准备, 包括电脑、打印机及相关耗材、投影仪、话筒、拆标用品、档案袋等, 由于项目的不同, 开标用品不尽相同, 在此不再一一详述。
(2) 文件的准备, 包括开评标工作实施方案、资格预审文件 (如有资审) 、资审阶段及招标阶段的补遗书、重要的确认函或回函、招标文件、标底或投标控制价编制资料、以及开标前所用的招标文件购买登记表、投标文件递交登记表、文件签收证明、投标保证金递交情况的统计、文件递交须知、文件递交排号单 (如投标人数量较多时) 、标段号等。
(3) 当会议室较大时, 除须注意提前引导好投标人按座位就坐, 还应利用一些技术手段保证投标人在开标时在会场的任何位置都可以清晰的看清及听清唱标的结果。如可以采用EXCEL软件的宏使得每个标段内每个投标人的名称、投标报价、投标保证金递交情况及是否满足其他要求在投影屏幕上单独出现, 同时选用普通话发音标准、语音清晰、宏亮的人员进行唱标, 有条件时选用高科技手段实现计算机自动识别、自动唱标。
(4) 为保证开标流程的合理及开标结果合法、有效, 一般较大的公路工程招标项目开标都邀请公证机构及纪检、监察部门的人员共同担任监标人, 这就要求招标机构提前做好邀请公证及监督的手续。
2 评标流程
2.1 评标前准备
(1) 为保证评标工作的顺利进行, 为评标创造良好的外部环境, 要求对评标工作人员的食宿、清标、评标会议室提前准备妥当, 最好由专人负责。
(2) 《招标投标法》规定, 评标委员会在评标时应根据招标文件规定的标准和方法, 对每一份投标文件进行评审。然而在有限的时间内, 评标委员会难以有充足的精力全面查阅招标文件和所有投标文件的内容, 从而难以将获取的信息充分准确地体现到评审当中去。因此, 为提高招标评标工作质量, 合理缩短评标时间, 招标机构一般在评标前成立清标工作组进行评标准备及清标工作。
2.2 清标工作的组织
对清标工作的组织, 相关招投标法律法规中均没有明确规定, 笔者建议清标工作组成员由熟悉招标投标工作的招标人代表和有关技术、经济方面专家组成, 清标应当按专业分组进行审查, 每专业组成员中应保证至少有一名专家。且一般建议清标工作组专家数量不得少于清标工作组总人数的三分之一。为满足清标工作客观、准确的原则, 同时考虑到清标工作的保密性, 满足以下条件的人员应进行回避: (1) 本地交通主管部门或者其他行政监督部门的人员。 (2) 与投标人法定代表人或者授权代理人有近亲属关系的人员。 (3) 与投标人有利害关系, 可能影响评标公正性的人员。 (4) 在招标投标有关活动中有违法违规行为, 五年内曾受到行政或党纪处分的人员。
2.3 清标工作的原则
清标资料作为评委评标的主要依据, 内容应力求客观、清晰、准确、可靠。清标工作组应对投标文件响应招标文件规定情况进行详细摘录, 列出相对于招标文件的所有偏差, 包括重大偏差及细微偏差如实在清标报告中反映;在摘录投标文件中的数据时, 应严格遵从投标文件的原意;对投标文件中存疑信息经初步调查后列入清标报告, 但不得侵犯评标委员会权利, 私自违规向投标人进行澄清, 清标工作也不能代行评委职责, 例如对投标文件存在的偏差进行判断, 对投标文件中摘录的拟投入的人员、设备及业绩等信息和数据进行评价。清标工作与评标工作具有很强的相关性, 清标结果越细致, 对问题的描述越清晰、全面, 对评标委员会快速高效的完成评标工作越是有利。
2.4 清标工作的程序
(1) 确定分组。清标工作组应依据招标文件的要求合理分配人员, 有资格预审程序的施工招标清标工作组可以分为:综合组、形式评审清标组、响应性评审清标组、详细评审清标组、算术性校核组, 实行资格后审的施工招标应相应增加资格评审组资格评审组可再根据工作量的多少下分资格组、人员组、业绩组、设备组、财务组等同组至少为偶数数量的人员, 并分清主次在清标工作完成后进行交叉复核, 以减少人为失误和不公正行为, 保证清标内容准确无误, 并对清标结果的准确性和公正性负责。
(2) 分组完成后, 应首先集体学习和熟悉招标文件尤其是评标办法中所列的评审标准, 按照评审标准进行相应的清标和摘录, 按照评委评审需要提供必须的信息和数据, 评分中不涉及的文件内容则无需摘录, 减少不必要的人力和物力浪费, 真正做到“所摘即所评”, 未在评审标准中提及的偏差不得进入最终的清标报告。不同招标项目制定的评标标准和方法可能会有所不同, 因此清标时也不能千篇一律。
(3) 分组进行清标。各工作组人员应各司其职, 对投标文件进行清标摘录, 建议在清理少部分投标文件后, 同组人员对已经清理完毕的投标文件中发现的问题进行交流、汇总, 以便及时发现自己在清理过程未注意的环节, 以免造成在本组清标结束后返工, 影响清标工作的质量和效率。对本组中不能确定或把握不准的问题及时提交清标工作组集体评议, 及时发现问题, 解决问题。各组应将每份投标文件逐一对照, 做到每份投标文件能得到充分、全面地审查, 并将检查表格作为中间资料保存。本组工作人员完成清标工作后, 进行相互交叉复核并将清标结果提交综合组汇总。本环节对整个清标工作的影响最大, 时间也是最长, 各招标机构应当对本环节进行足够的重视, 认真细致的完成本环节工作。笔者认为在本环节的工作中, 清标工作组需要依据招标文件, 汇总评标标准、投标文件合格性要求及影响工程质量、工期和投资的全部因素, 尤其对投标文件的以下要素进行格外重视: (1) 投标价是否与工程量清单汇总报价一致, 如不一致, 问题出在哪里; (2) 工期及工程质量目标是否依照招标文件要求填报; (3) 签署及盖章的完整性; (4) 投标担保是否由基本账户汇出; (5) 授权书及公证书的有效性; (6) 投标人权利义务是否有重大保留; (7) 投标人是否满足资格审查条件等。
(4) 综合组将各清标组的结果进行整理、汇总后, 负责对整体的清标结果重新核对, 如对同一问题的描述是否一致, 同一投标人在不同标段发现的问题是否一致, 如不一致是否有遗漏, 对同类问题的申请标准是否一致, 核对结束后, 分发给各清标组, 经再次复核后, 主要和次要清标人员均应在清标记录上签字确认备查。
(5) 清标工作完成后, 由清标工作组向评委会提交清标报告, 清标报告反映的清标工作应全面、客观、准确, 不得营私舞弊、歪曲事实, 不得故意遗漏或片面摘录, 不得对投标文件作出任何评价。评标委员会对清标小组的清标内容进行认真复核, 全面评审, 确认无误后, 方可进行计分或评价, 清标结果仅供评标委员参考。评标委员会在评标报告中同时对清标工作进行评价, 并特别注明清标结果是否有倾向性、不公正、遗漏和重大偏差的现象。
2.5 清标工作组其他工作
清标工作组除应准备上述清标工作外, 还应依据招标文件制定评标工作所需各种表格, 初步拟定评标报告。并做好评标会场的各项准备工作。如:会议议程安排、资格预审文件、招标文件、补遗书、重要通知及回函、评标工作用品等, 以保证评标工作顺利开展。
3 结语
开标、评标准备环节的工作流程作为招标工作中重要环节, 对招标工作质量可能产生直接影响, 对开标、评标准备环节提前做好充足、全面的准备, 将对进一步提高招标评标工作质量、合理缩短招标周期发挥积极的作用。
摘要：在公路工程项目的招投标阶段, 制定合理的开标流程, 遵循科学、合理、有效的评标规则, 显得非常重要。就其中问题较多的开标、清标工作进行了阐述。
关键词：公路工程,开标,评标,流程
参考文献
[1] 公路工程标准施工招标文件[M].人民交通出版社, 2009.
[2] 中国招标采购常用法规[M].中国计划出版社, 2008.
[3] 吴永生, 等.浅谈公路工程招标项目的清标工作[J].公路, 2006.