1 会计档案管理工作的重要性
会计档案管理内容包括:对会计信息记录收集形成档案、对档案分门别类进行整理、对没有保存价值的档案的销毁、档案的借阅和使用管理, 档案中所记录各种数据对企业和事业单位都很重要, 很有必要重视档案管理工作。
2 会计记录档案管理中存在的问题
随着社会的不断发展, 会计记录管理中的许多方法已不再适用于当前的会计档案管理。为了保证会计档案管理工作的顺利进行, 必须针对存在的问题采取有针对性的措施。笔者论述了我国会计记录管理中存在的问题及提出相应的纠正措施。
2.1 会计档案管理的登记制度不完善
规范的会计档案登记制度是关系到会计档案管理工作能否高效的前提。企事业单位在不断地向前发展, 形成的会计数据在不断地增加, 但是, 缺乏对会计档案进行系统管理, 没有建立相应的登记制度, 对管理当前文件的方式存在很多漏洞, 需要重视加强会计档案登记制度管理工作, 规范会计档案管理工作的各个方面, 提高系统化管理意识, 重视各个环节的规范登记。
2.2 装订会计档案不够规范
规范化装订会计档案文件对于今后的文件审核和再次利用具有非常重要的作用。目前, 从事会计档案管理的职员普遍存在态度不严谨的现象, 在操作过程中容易出现各种各样的问题, 比如, 在装订文件时把文件内容覆盖了, 在以后查阅或者检查文件的时候非常不方便;装订工作不细致到位, 出现文件不牢固的现象, 导致容易丢失会计档案中大量的原始会计凭证依据。
2.3 对于会计档案的借阅手续不规范
借阅会计档案是会计档案管理的重要环节, 借阅会计档案的手续需要规范。由于许多借阅会计档案记录的人对会计登记程序的管理了解不够, 许多档案管理人员不太注意履行借阅会计档案的登记手续。这使得现在的会计档案借阅也不分青红皂白, 既没有借出数量和归还记录, 也没有谁管理借出时间, 归还时间, 甚至连借方的名字都没有记录, 这些不良现象在一定程度上给会计档案存、取等管理带来了很大的不利影响。因此, 需要规范会计档案的借阅手续。
2.4 档案管理员没有正确认识到会计档案管理的重要性
档案是对曾经发生的历史的真实记录, 档案信息对各行业的发展影响力不容忽视, 尤其是现在的信息时代, 需要对各个行业档案信息进行充分利用。见诸报端的负面报道, 很多都涉及大量的企事业机构在财务、金融等领域会计档案管理问题, 充分说明了会计档案管理工作人员对机构档案管理工作不重视的结果。
3 会计档案管理工作的改进举措
会计档案管理中的管理问题不仅影响到会计档案的重要参考价值, 也会影响企事业单位机构的会计档案工作安排和布局, 影响企事业单位的经济效率和发展质量。基于此, 如果不能正视正确对待这些问题, 并提出相应的解决方案, 最终将严重影响对企事业单位机构的许多工作决策。笔者在分析我国当前会计档案管理中存在的问题的基础上, 积极探讨如何解决这些问题的举措, 以提高我国会计档案管理工作质量, 促进企事业单位的健康发展。
3.1 必须建立相应的管理制度
相应的规章制度是保证许多工作顺利开展的必须前提。然而, 由于时间跨度所发生的变化, 档案管理系统在实际实施过程中存在诸多不足。于是, 首要任务是制定规章制度, 改变会计档案管理的现状。在会计档案管理工作的各个环节都要考虑到规章制度, 使规章制度能够得到更加全面的运用。因此, 应通过对会计档案管理的研究来进一步建立完善的规章制度。
3.2 实行会计文件档案的规范化管理
会计档案装订工作需要规范。如果装订工作不能实现标准化管理, 则无法从根本上解决装订工作中的问题。因此, 会计档案管理应逐步实现加强对装订工作统一标准的规范化管理, 以确保执行统一标准的档案装订工作的顺利开展;此外, 为了避免装订不规范的问题, 可以采取责任制, 不同的人负责执行不同的操作环节, 改进装订技术, 注意提高工作效率和质量, 对装订后的检查是非常重要的, 使员工能够履行各自的职责。
3.3 完善会计档案的使用制度
会计档案使用制度的缺失, 会计档案的使用一度陷入混乱无序的局面, 因此, 在已有的基础上订立与完善会计档案的使用制度, 有利于提高会计档案的使用效率, 完善的会计档案的使用制度必须包括清晰记录档案的使用人、使用时间和返回文件等内容。此外, 实行责任制, 具体责任到人, 这将极大地促进会计档案管理过程中认真执行档案的使用手续。
3.4 举办专题讲座, 提高会计档案管理人员的综合素质
定期举办专题讲座或培训相关人员, 提高工作质量。档案工作者对会计档案管理重要性的认识, 将极大地改变他们对工作的态度, 提高会计档案管理工作的技巧, 加强培训, 学习专业知识就能以更专业的态度对待每一工作细节, 提高工作的质量和速度。
4 结语
在社会经济快速发展的今天, 各行各业的企事业单位都充分认识到了档案的重要作用, 非常重视会计档案信息的管理工作。本文在分析我国会计档案管理中存在问题的基础上总结经验, 提出有针对性的解决措施, 对今后提升会计档案管理工作的质量有所启发。
摘要：会计记录档案的管理包括记录的收集、整理、销毁、借阅和利用等环节, 其中对各种数据的记录妥善保管对企事业单位等机构都很重要。因此, 特别重视会计记录档案的管理工作。笔者深入分析会计记录档案管理工作中存在的不足以及提出相应的改进措施, 目的是期待对会计档案管理措施更加完善, 为今后开展会计档案管理工作提供一定的参考和借鉴作用。
关键词：会计档案,管理,措施
参考文献
[1] 宗培玲.现代会计档案管理工作运行机制的建立[J].北京档案, 2004 (8) .
[2] 冯慧玲.张缉哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社, 2011.